Il sistema prevede profili diversi di abilitazione per gli operatori del data entry. I ruoli individuati sono i seguenti: amministratore, archivista, lettore. Vi è inoltre la possibilità di creare Gruppi di lavoro.
Il Sistema si basa sul modello concettuale delle descrizioni separate e connesse tramite le quali restituisce la rappresentazione contestuale dei complessi archivistici rappresentati. Il modulo descrittivo si articola in tre principali entità (aree descrittive) tra cui è possibile instaurare relazioni “molti a molti”:
- Complessi archivistici (in visualizzazione Archivi)
- Soggetti produttori (Produttori)
- Soggetti conservatori (Conservatori).
Alla scheda "Complessi archivistici" si aggiunge la scheda descrittiva accessoria: Strumenti per la ricerca (Inventari).
SIAR Veneto permette di relazionare ciascuna entità con altre entità presenti all’interno del sistema e con entità descritte in sistemi informativi esterni tramite un collegamento alla relativa URL o con altre risorse non archivistiche disponibili in rete.
I tracciati descrittivi su cui si modellano le schede di data entry, corrispondenti alle summenzionate aree dei complessi archivistici, dei soggetti produttori e dei soggetti conservatori, sono stati definiti nel rispetto degli standard internazionali e nazionali: ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDF, ISDIAH, NIERA (EPF).
